Kassenbuchvorlagen: alle erforderlichen Inhalte

Allgemeines zum Kassenbuch

Unternehmen und freiberuflich Tätige führen ein Kassenbuch, um Bargeschäfte ordnungsgemäß zu verbuchen. Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch zur Buchhaltung. Im Kassenbuch sind alle Geschäftsvorgänge enthalten, welche Unternehmen und Freiberuflicher mit Bargeld abwickeln.
Für jeden Geschäftsvorgang ist ein Beleg zwingend notwendig. In der Regel sind dies Belege oder Rechnungen von Dritten. Ist kein Beleg eines Dritten vorhanden, kann der Buchhalter einen Eigenbeleg ausstellen. Das Kassenbuch ist wie alle anderen Buchhaltungsbelege, Abschlüsse und Handelsbücher sowie Bilanzen nach § 257 Abs. 1 Nrn. 1 und 4 HGB zehn Jahre aufzubewahren.

Aufbau

Der Aufbau eines Kassenbuchs beinhaltet:
• Datum
• Belegnummer
• Text
• Steuersatz
• Einnahmen (Nettobetrag)
• Ausgaben (Nettobetrag)
• Umsatzsteuer
• Bruttobetrag
• Kassenbestand.

Das sieht im Kassen so aus:

Datum Beleg Text USt Netto USt Brutto
01.01.2010 001 Büromaterial 19 % 3,52 0,67 4,19

Software

In der Regel ist das Kassenbuch in der Software eines guten Buchhaltungsprogramms integriert. Die Software übernimmt die Daten, welche der Buchhalter am Monatsende verbucht. Diese Methode nutzen hauptsächlich Freiberufler, sofern sie keine große Beleganzahl für Bargeschäfte haben. Unternehmen führen in der Regel ein separates Kassenbuch. Der Aufbau unterscheidet sich nicht. Oft gibt es im Kassenbuch eine Rubrik, in der das Gegenkonto einzutragen ist. Ein Kassenbuch, das Unternehmen und Freiberufler im Excel führen, ist im Sinne von § 158 AO nicht ordnungsgemäß.

Rechtsgrundlage

Die Führung einer Kasse ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Unternehmen und Freiberufler sind nach der Abgabenordnung verpflichtet, ihre Umsätze aufzuzeichnen und entsprechende Belege vorzuweisen (§ 146 AO). Dem stimmt das Umsatzsteuergesetz mit § 22 UStG in vollem Umfang zu. Jeder Kaufmann ist nach § 238 HGB zur ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet. Eine Befreiung der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht ist nach §§ 241a und 242 Abs. 4 HGB möglich, wenn der Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre unter 50.000 Euro und die Umsatzerlöse unter 500.000 Euro liegen.

Aufzeichnungspflicht

Die Pflicht, jeden Beleg aufzuzeichnen, gilt ebenfalls für offene Kassen in kleinen Läden. Jeder Beleg eines Geschäftsfalls ist aufzubewahren. Das gilt ebenfalls für extrem kleine Beträge, die nur wenige Cent betragen. Ein Tipp für Freiberufler: Viele kaufen Büromaterial in Kaufhäusern vor Ort ein. Die Belege verblassen in der Regel nach einigen Monaten, die einzelnen Daten sind dann kaum zu erkennen. Das gilt auch für Belege der Post, wenn man Briefmarken kauft oder Einschreiben verschickt. Sinnvoll ist es, alle Belege einzuscannen und im Computer zu speichern. Diese Dateien verblassen nicht und stehen jederzeit zum Ausdrucken bereit.