Anforderungen

Das Kassenbuch

Zur Führung eines Kassenbuchs ist jeder Kaufmann verpflichtet. Davon sind Kleingewerbetreibende und Freiberufler nicht betroffen mit einer Ausnahme, wenn sich der Freiberufler ins Handelsregister eintragen lässt. Dann ist er wiederum verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Selbstverständlich haben diejenigen, die keine Kassenbuchpflicht haben, die Möglichkeit, ein Kassenbuch zu führen. Ein Kassenbuch dokumentiert alle Einnahmen und Ausgaben, die bar erfolgen. Schecks sind in der Regel Zahlungsmittel, welche kein Geld im Sinne von Bargeld darstellen, die ins Kassenbuch gehören. Schecks reicht der Unternehmer üblicherweise bei seiner Bank zur Gutschrift auf sein Bankkonto ein.

Führen des Kassenbuchs

Die Abgabenordnung fordert vom Unternehmer die Führung eines Kassenbuchs in einer klaren Form. Das Kassenbuch muss einem Dritten, beispielsweise Steuerprüfer, nach kurzer Zeit einen Überblick über die Bargeldgeschäfte ermöglichen. Des weiteren ist ein Kassenbuch zeitnah, möglichst täglich zu führen. Das bedeutet, der Bargeldbestand ist mit dem buchhalterischen Kassenbestand identisch.  Neben dem Führen des Kassenbuchs sind die Belege aufzubewahren. Idealerweise legt der Unternehmer dafür einen separaten Ordner an, in dem er die Belege monatlich nach laufender Nummer einsortiert und den Monatsabschluss der Kasse dazuheftet.

Grundsätzliches

 
Für ein Kassenbuch gilt dasselbe für andere Teile der Buchhaltung: „Keine Buchung ohne Beleg“! Führt der Unternehmer ein selbst kreiertes Kassenbuch, muss der Kassenbestand problemlos feststellbar sein (Soll und Haben jederzeit vergleichbar). Damit die Kasse nicht nur buchhalterisch stimmig ist, ist auch regelmäßig der Bargeldbestand in der Kasse nachzuprüfen.

Elektronische Kassenbuchführung

Bei elektronischer Kassenbuchführung und bei Freiberuflern, die zwar ein Kassenbuch führen, aber keine „echte“ Kasse haben, kommt es gerne vor, dass der Kassenbestand ins Negative geht. Das kann logischerweise nicht sein, denn aus einer leeren Kasse kann der Unternehmer oder Freiberufler keine Geldbeträge entnehmen. Deshalb ist es wichtig, den Überblick zu behalten und die Kasse regelmäßig aufzufüllen. Für den Geldtransit zwischen Bank und Kasse stellen Unternehmer einen Eigenbeleg aus.

Führung des Kassenbuches

Menschen machen Fehler und ein solcher kann auch bei der Führung des Kassenbuchs entstehen. Das Gesetz fordert keine Veränderungen oder das Unkenntlichmachen von Buchungen im Kassenbuch. Besser ist es, bei fehlerhaften Buchungen im Kassenbuch die Eintragung in der Form zu streichen, dass die fehlerhafte Eintragung für Dritte gut lesbar ist.

Eintragungen

Weiterhin ist wichtig, dass die Eintragungen nach Datum vorgenommen werden. Das bedeutet, das älteste Datum steht oben; das Buch führt der Buchhalter von oben nach unten. Dabei achtet er auf eine fortlaufende Beschreibung, damit keine Leerzeilen entstehen.
Zwar beinhaltet ein Kassenbuch das Kassenblatt, doch kann dieses auch ohne Kassenbuch als Alternative verwendet werden.
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