Ordentliche Buchhaltung
Eine ordentliche Buchhaltung ist das A und O
Für Unternehmer gelten die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung nach § 238 Abs. 1 HGB. Ordnungsgemäß bedeutet, eine klare und verständliche Buchhaltung, bei sich der ein Dritter, meist Steuerberater oder Steuerprüfer, innerhalb kurzer Zeit einen Überblick verschaffen kann. Zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört auch das Führen eines Kassenbuchs.
Dieses ist
• gut leserlich
• nicht mit Bleistifteintragungen
• fortlaufend
zu führen. Ein Beleg muss zwingend zu jeder Buchung vorhanden sein. Die Pflicht, jeden Geschäftsvorgang einzeln zu dokumentieren, ergibt sich aus § 146 AO. Diese Pflicht besteht auch für alle Kassen, die sich in Unternehmen, bei Freiberuflern sowie in kleinen und großen Ladengeschäften befinden. Die Eintragungen im Kassenbuch dürfen nicht verändert werden. Daher ist Excel zwar eine bequeme Lösung für ein Kassenbuch, jedoch keine, welche aus Sicht des § 158 AO korrekt ist.
Aufbau des Kassenbuchs
Das Kassenbuch in „Buchform“ besteht aus vielen Blättern, welche für Eintragungen zur Verfügung stehen. Ein Kassenbuch kann jeder selbst anfertigen. Es muss lediglich die Daten enthalten, die ein „übliches“ Kassenbuch ebenfalls hat. Diese sind
• Anfangsbestand
• laufende Belegnummer
• Gegenkonto (das Konto, auf den der Geschäftsvorgang gebucht wird)
• Datum (des Geschäftsvorgangs)
• Buchungstext (beispielsweise „Porto“)
• Steuersatz (7 % oder 19 %)
• Einnahmen (Nettobetrag)
• Ausgaben (Nettobetrag)
• Umsatzsteuer (Betrag)
• Bruttobetrag (der Betrag der in die Kasse eingeht oder ausgeht.)
• Kassenbestand.
Neugründung – Einzahlung in die Kasse
Bei Neugründung eines Unternehmens oder der freiberuflichen Tätigkeit ist der Anfangsbestand der Geldbetrag, den der Unternehmer/Freiberufler in die Kasse einzahlt. In den folgenden Monaten ist der Anfangsbestand der Betrag, mit dem die Kasse im Vormonat abschloss. Die Belegnummer ist fortlaufend.
Geschäftsvorgänge
Das Gegenkonto ist das Konto, auf dem der Geschäftsvorgang zu buchen ist. Das Geldkonto ist und bleibt die Kasse; das Gegenkonto kann „Porto“, „Büromaterial“, „Vorschusszahlungen“ und anderes sein. Aus dem Buchungstext ergibt sich das Gegenkonto. Mit dem Steuersatz ist die Umsatzsteuer bezeichnet, die entweder 7 % (bei Büchern, Zeitschriften) oder 19 % (bei allen anderen umsatzsteuerpflichtigen Produkten) beträgt. Ist die Einzahlung oder Auszahlung umsatzsteuerfrei, ist in diesem Feld eine „0“ zu schreiben. Umsatzsteuerfrei sind beispielsweise Einzahlungen aus Privatvermögen des Unternehmers. Der Bruttobetrag ist der Betrag, mit dem eine Rechnung bar bezahlt wurde oder die Bezahlung einer Rechnung.
Den Kassenbestand ergeben die Buchungen:
• Anfangsbestand
• + Einnahmen
• – Ausgaben.