Was beim Kassenbuch zu beachten ist

Ein Kassenbuch ist eine Dokumentation, die alle Geschäfte erfasst, die Unternehmer und Freiberufler in bar abwickeln. Zur Führung eines Kassenbuchs sind Unternehmer verpflichtet, aber auch Freiberufler, sofern sie im Handelsregister eingetragen sind.  Das Kassenbuch gibt es in Papierform. Die Mehrzahl der Buchhaltungssoftwares beinhalten ein Kassenbuch, das in elektronischer Form geführt wird. Die Führung des Kassenbuchs als Excel-Datei ist nicht zulässig, da die Daten im Excel veränderbar sind. Selbstverständlich können Freiberufler und junge Unternehmer das Kassenbuch als Excel-Datei anlegen. Die Aufzeichnungen erfolgen in dem Falle handschriftlich auf den Ausdrucken.

Wie sind Fehlbuchungen zu behandeln?

Fehler passieren jedem Menschen. Das ist kein Weltuntergang, denn jeder Fehler ist zu korrigieren. Im Kassenbuch oder auf dem ausgedruckten Blatt machen Buchhalter dies in der Form:
  1. Sie streichen die falsche Buchung mit einem Kugelschreiber durch.
  2. Damit ist die falsche Buchung für Dritte immer noch gut lesbar.
  3. In der nächsten Zeile schreiben sie die richtige Buchung.
  4. Bei der elektronischen Buchführung ist es einfacher. Hier stornieren sie die Falschbuchung und geben danach die richtige Buchung ein.

Belege

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, der Betrag und Umsatzsteuersatz enthält. Belege, die aus modernen Registrierkassen stammen, zeichnen unter dem Kaufbetrag den Nettobetrag auf und weisen die Umsatzsteuer mit Umsatzsteuersatz aus. Kleinbeträge, die auf handschriftlich ausgestellten Belegen basieren, beinhalten lediglich den Bruttobetrag und den Umsatzsteuersatz.  Die Belege sind ebenso wie das Kassenbuch zehn Jahre aufzubewahren. Für Freiberufler und kleine Betriebe, die kaum Bargeschäfte tätigen, ist das Einscannen der Belege sinnvoll. Gerade Belege aus Registrierkassen verblassen mit der Zeit und sind dann kaum lesbar.

Wenn die Kasse zur Falle wird

Das Führen einer ausschließlich rechnerischen Kasse ist nach § 158 AO nicht ordnungsgemäß. Freiberufler nutzen jedoch gerne die ausschließlich rechnerische Kasse, da sie in der Regel das Beschaffen von Büromaterial und Porto aus der „eigenen“ Tasche bezahlen. Auch wenn diese Art die bequemere ist, sollten sie sich eine Kasse anschaffen und diese ordentlich nach der Abgabenordnung und den Richtlinien für eine ordnungsgemäße Buchhaltung nach HGB führen.

Beweiskraft

Eine hohe Beweiskraft hat das Kassenbuch nicht, denn es führt der Unternehmer oder sein Beauftragter handschriftlich oder mit einer entsprechenden Software. Finden Steuerprüfer im Kassenbuch Fehler oder nicht nachvollziehbare Buchungen, lösen diese schnell den Tatbestand der Steuerhinterziehung nach § 370 AO aus. Das kommt insbesondere dann vor, wenn der Tagesumsatz nicht korrekt eingetragen ist.
Weitere Informationen zur Kassenführung und Kassenbuch finden Sie bei Formblitz.