Kassenbuch – Zusammenfassung

Das Kassenbuch ist ein Berichtsheft oder Tagebuch, das alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens oder Freiberuflers dokumentiert, die mit Bargeld abgewickelt werden. Es ist ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. Die Einträge des Kassenbuchs verbucht der Buchhalter ordnungsgemäß.

Neben den Spalten

• Beleg-Nummer
• Datum
• Buchungstext
• Nettobetrag Einnahme
• Nettobetrag Ausgabe
• Umsatzsteuersatz
• Umsatzsteuerbetrag
• Bruttobetrag Einnahme
• Bruttobetrag Ausgabe
• Kassenbestand

 
sind weitere Spalten sinnvoll. Eine dieser Spalten ist die, welche das Gegenkonto beinhaltet. Die Gegenkonten sind in der Regel nicht mit allen Buchungen der Kasse identisch. Der Kontenplan sieht beispielsweise separate Konten für Porto und Büromaterial vor. Steht das Gegenkonto in der Reihe der Buchung, ist dies für den Buchhalter eine Erleichterung.

Erste Zeile

In der ersten Zeile steht in jedem Fall der Anfangsbestand. Für Unternehmer und Freiberufler, die sich erst selbstständig machten, ist der Anfangsbestand die erste Einzahlung. Die Kasse ist monatlich abzuschließen. Der Betrag nach Monatsabschluss ist der Anfangsbestand des nächsten Monats. Neben dem buchhalterischen Kassenbestand zählen Buchhalter auch den Inhalt der Kasse nach. Der Bargeldbestand und der buchhalterische Kassenbestand müssen identisch sein.

Privatvermögen

Zu jeder vorgenommenen Buchung gehört der entsprechende Beleg. Bei einigen Transaktionen gibt es keinen Beleg Dritter. Das ist der Fall, wenn der Unternehmer aus seinem Privatvermögen einen Betrag in die Kasse einzahlt. In diesem Fall stellt der Mitarbeiter einen Eigenbeleg aus, den er wie alle anderen Belege verbucht. Kassenbuch und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren. Während dieser Aufbewahrungszeit verblassen viele Belege und sind kaum noch lesbar. Die Steuerprüfer prüfen jedoch mindestens fünf Jahre. Aus diesem Grunde ist es sinnvoll, die Belege einzuscannen und im Computer zu speichern. Dies ist für Freiberufler, die in der Regel kaum Bargeschäfte tätigen, machbar.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer und Freiberufler führen gerne eine Kasse, die es nur rein rechnerisch gibt. Sie bezahlen die notwendigen Anschaffungen von Büromaterial, Porto und anderes aus „eigener“ Tasche und verbuchen die Ausgaben ordnungsgemäß mit Beleg als Kassenausgang. Nach § 158 AO ist eine solche Kassenführung nicht ordnungsgemäß. Mit dieser rein rechnerisch geführten Kasse verstoßen sie jedoch gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nach § 158 AO.

Fehler korrigieren

Fehler korrigieren Buchhalter, indem sie die Falschbuchung in der Form ausstreichen, dass die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Die richtige Buchung schreiben sie in die nächste Zeile. Damit beugen sie dem Verdacht der Steuerhinterziehung nach § 370 AO vor. Steuerprüfer hegen diesen Verdacht, wenn das Kassenbuch nicht ordentlich geführt wird oder Tagesumsätze falsch eingetragen werden.
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