Rund um die Kasse

Jede Kasse unterliegt bedingt durch das Tagesgeschäft stetigen Veränderungen. Eine ordentliche Buchführung erfordert ein Kassenbuch, das die täglichen Transaktionen dokumentiert, die nicht über das Bankkonto, sondern bar ablaufen. Der Buchhalter muss nicht täglich die Eintragungen vornehmen, jedoch sind die Belege mit dem Datum zu buchen, wann die Auszahlung oder Einzahlung erfolgte. Eine laufende Reihenfolge nach Datum ist für eine ordentliche Führung des Kassenbuchs erforderlich.

Abschluss

In der Regel erfolgt der Abschluss des Kassenbuchs im monatlichen Turnus wie die weitergehende Buchhaltung. Damit ist ein buchhalterisch ordentlicher Monatsabschluss erreicht. Der Kontenplan weist das Konto „Kasse“ als Bestandskonto aus. Das bedeutet, das Konto „Kasse“ erscheint auf der Aktivseite der Bilanz.

Kassenbuch, Kassenblatt und Kassenbericht

Kassenblatt und Kassenbericht sind Bestandteile des Kassenbuchs. Der Kassenbericht ergibt sich aus den täglichen Eintragungen; das Kassenblatt ist ein „Blatt“ des Kassenbuchs.

Führen der Kasse

Wie bei jedem Konto einer ordentlichen Buchführung erscheint in der obersten Zeile des Kassenbuchs der Anfangsbestand. Bei der Neugründung einer Firma ist dies der Betrag, den der Unternehmer in die Kasse einzahlt. Danach ist der Anfangsbestand eines Monats der Endbestand des Vormonats. Die weiteren Buchungen ergeben sich aus der Reihenfolge der Transaktionen. Zahlt der Unternehmer aus seinem privaten Vermögen Geld in die Kasse ein, ist dies eine Privateinlage. Üblicherweise gibt es dafür keinen Beleg von Dritten. Hier erstellt der Buchhalter einen Eigenbeleg, der alle Elemente beinhaltet wie jeder andere Beleg auch. Die Belege sollten hinter dem Kassenblatt abgelegt werden. Das ist in den meisten Fällen umständlich und führt zu einem Chaos. Besser ist es, einen Ordner anzulegen, die Belege abzuheften und einen Ausdruck des Monatsabschlusses der Kasse oder eine Kopie des Kassenbuchs für den entsprechenden Monat mit den Belegen abzuheften.

Bargeld

Das Bargeld in der Kasse muss identisch mit der Summe sein, die sich aus Anfangsbestand, Einzahlungen und Auszahlungen ergibt. Im Idealfall führen Unternehmen und Freiberufler das Kassenbuch regelmäßig. Damit behalten sie einen Überblick über die Kosten, über die Bargeschäfte, welche anfielen und eventuell weiterhin anfallen.

Aufbewahrungspflicht

Unterlagen der Buchhaltung, zu denen auch Kassenbuch und Belege gehören, sind nach § 257 Abs. 1 Nrn. 1 und 4 HGB zehn Jahre aufzubewahren. Freiberufler haben, im Gegensatz zu großen Unternehmen, eine verhältnismäßig „geringe“ Anzahl von Belegen und damit die Möglichkeit, diese einzuscannen oder auf USB oder CD-ROM zu speichern. Die Belege in Papierform sind jedoch nach § 238 Abs. 1 HGB in jedem Fall zehn Jahre aufzubewahren.
Weitere Informationen zum Thema Kassenbuch hält Formblitz für Sie bereit.