Ein Kassenbuch führen
In der Regel bezahlen Kunden ihre Rechnungen unbar und auch das eigene Unternehmen bezahlt Lieferanten und Mitarbeiter über das Bankkonto. Dennoch kommen auch Geschäfte vor, welche Unternehmer in bar abwickeln. Das kann der Kauf von Briefmarken oder Büromaterial sein, eine Vorschusszahlung oder die Auszahlung von Reisekosten. Es gibt viele Geschäftsvorfälle, welche auf Bargeld basieren. Für Bargeschäfte führen Unternehmen eine Kasse mit einem bestimmten Anfangsbestand. Für die Ein- und Ausgaben führen sie ein Kassenbuch, in dem sie jede Transaktion dokumentieren. Das Kassenbuch entspricht einem Berichtsheft oder Tagebuch, das die täglichen Aktivitäten bei Bargeschäften dokumentiert.
Der Fachhandel bietet eine Reihe verschiedener Kassenbücher an, die eine manuelle Führung erlauben. Des weiteren beinhalten Buchhaltungssoftwares Kassenbücher, die sich komfortabler führen lassen. Oft ist es lediglich notwendig, die Belege einzubuchen und das Programm führt die Bargeschäfte automatisch in ein Kassenbuch, das den gesetzlichen Anforderungen nach § 145 AO entspricht.
Excel nutzen
Gerne nutzen Unternehmen Excel für das Führen eines Kassenbuchs. Dies entspricht nicht der Abgabenordnung, da Daten im Excel verändert werden können. Ein Kassenbuch, das entweder separat oder in einer Software integriert über den Computer geführt wird, lässt in der Regel keine Änderungen zu. Damit entspricht dieses Kassenbuch der Abgabenordnung nach “ 145 AO.
Belege
Keine Buchung ohne Beleg! Das gilt ebenfalls für das Kassenbuch. Deshalb ist es sinnvoll, die Belege vorzukontieren, damit bei Buchung des Belegs das Gegenkonto bekannt ist. Die fortlaufende Nummerierung erfolgt beim Eintragen ins Kassenbuch. Dieses hat idealerweise folgende Spalten:
• Belegnummer (laufende Nummerierung)
• Datum (Belegdatum)
• Buchungstext (beispielsweise „Büromaterial“)
• Steuersatz (7 % oder 19 %)
• Einnahme (Nettobetrag eintragen)
• Ausgabe (Nettobetrag eintragen)
• Umsatzsteuer (Betrag eintragen)
• Gesamtbetrag (der Betrag, der aus der Kasse oder in die Kasse bezahlt wird)
• Gegenkonto (entsprechend dem Kontenplan)
• Aktueller Kassenbestand (nach Eintrag des Ausgabe- oder Einnahmebetrags)
Manuelles Buch
Wird das Kassenbuch manuell als „Buch“ geführt, erleichtern diese Angabe das spätere Einbuchen des Kontos „Kasse“ auf die verschiedenen Konten, die sich aus den Belegen ergeben.
Aktuelle Währung
Viele Belege vergilben oder verblassen mit der Zeit. Sinnvoll ist es deshalb, die Belege einzuscannen, damit sie jederzeit abrufbar und gut leserlich sind. Das erspart viele unnötige Fragen, die beispielsweise im Rahmen einer Steuerprüfung auftreten können. Die Kasse erfolgt ausschließlich in der aktuellen Währung des Staates, in dem das Unternehmen seinen Standort hat. In Deutschland ist dies der Euro. Ausländische Währungen sind nach dem aktuellen Kurs umzurechnen.