Wer muss ein Kassenbuch führen ?

In der Regel sind Unternehmer und Freiberufler, die im Handelsregister eingetragen sind, verpflichtet eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen. Dazu gehört auch das Führen eines Kassenbuchs. Nach § 4 Abs. 3 EStG besteht für diejenigen keine Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, wenn der Gewinn über die Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt wird.

Wie ist ein Kassenbuch zu führen?

Mit einem Kassenbuch dokumentieren Unternehmer und Freiberufler ihre Geschäftsvorfälle, die sie in bar abwickeln. Die notwendigen Spalten eines Kassenbuchs sind:

• Datum
• Belegnummer
• Text
• Einnahme
• Ausgabe
• Steuersatz
• Umsatzsteuerbetrag
• Einnahme Bruttobetrag
• Ausgabe Bruttobetrag
• Kassenbestand.

Spalte vor dem Datum

Idealerweise ist die laufende Nummer in der Spalte vor dem Datum. Das Datum ist das, an welchem das Geschäft erfolgte. Mit dem Text zeigt der Unternehmer an, um welches Geschäft es sich handelt. Bei Ausgaben kann es „Büromaterial“; bei Einnahmen „Privateinlage“ sein.
Ein ordentliches Kassenbuch hat je eine separate Spalte für Einnahmen und Ausgaben. In diesen Spalten kommt der Nettobetrag, also der Betrag ohne Umsatzsteuer. Danach kommen die Spalten Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %) sowie der Umsatzsteuerbetrag. Danach sollten nochmals zwei Spalten für Einnahmen und Ausgaben vorhanden sein, welche den jeweiligen Bruttobetrag, den ausgezahlten oder vereinnahmten Betrag enthalten. Zum Schluss kommt der aktuelle Kassenbestand, der sich aus

• Anfangsbestand
• – Ausgaben
• + Einnahmen

ergibt. Nachdem Unternehmer den Kassenbestand buchhalterisch ermittelten, zählen sie das Bargeld in der Kasse. Diese Summe muss mit der buchhalterischen Summe identisch sein.

Belege im Ordner

Für die Belege legen Unternehmer und Freiberufler einen separaten Ordner an. Die Belege legen sie nach der laufenden Nummer ab und heften den Monatsabschluss der Kasse ebenfalls in diesen Ordner. Einige Kassenbücher in Papierform sind für eine „doppelte“ Buchführung ausgerichtet. Bei den Eintragungen schreibt der Buchhalter zwar auf einer Seite, doch die andere Seite ist so präpariert, dass sie eine Kopie der Originalseite darstellt. In diesem Fall heftet der Unternehmer oder Freiberufler die Originalseite zu den Belegen.

Durchschreibeoption

Hat das Kassenbuch keine Durchschreibeoption, heftet er eine Kopie zu den Belegen. Verwenden Unternehmer und Freiberufler eine Buchhaltungssoftware, ist in dieser in der Regel ein Kassenbuch integriert. In diesen Fällen drucken sie den Monatsabschluss für das Konto „Kasse“ aus und legen den Ausdruck zu den Belegen.

Programm

Wichtig ist, dass sie kein Excel verwenden, da dieses Programm Änderungen zulässt. Fehlerhafte Buchungen sind in der Form zu streichen, dass sie für Dritte gut lesbar bleiben. Die korrekte Buchung nimmt die nächste Zeile in Anspruch.
Weitere Informationen finden Sie auf Formblitz.